Blueprint AS IS: Revenue Retention

1. OBJETIVO

Proporcionar uma compreensão clara e detalhada dos processos e práticas atuais da equipe de Retenção de Receita do cliente, garantindo que todos os envolvidos tenham uma visão compartilhada e consistente dos procedimentos em vigor.

2. DESCRIÇÃO

O QUE: O Blueprint AS IS representa fielmente os processos, regras de negócio e desafios atuais do cliente, refletindo a realidade operacional sem idealizações. Essa abordagem evita conflitos e desalinhamentos ao comparar o mapa com a operação real. As expectativas do cliente são abordadas mais a frente no Blueprint TO BE.

POR QUE:

"Se você não consegue metrificar, você não consegue gerenciar." - Peter Drucker.

Essa frase de um dos pais da Administração traduz a importância de representar o AS IS, pois além de fornecer o contexto do processo do cliente, também mostra sua performance atual. Isso serve como base comparativa para medir e analisar as melhorias que serão promovidas pela implementação do estado TO BE no futuro. Além disso, ele garante que todos estarão alinhados acerca do entendimento do status atual dos processos, arquitetura de dados e conta do CRM. 

ONDE: Todas as informações deverão ser centralizadas no Miro.

QUANDO: O AS IS deve ser feito no início do projeto, antes de qualquer planejamento significativo de mudanças ou melhorias. 

3. PASSO A PASSO

ANÁLISE DO PROCESSO

1. Analise as respostas dos formulários que foram preenchidos pelo cliente antes da reunião de Success Plan e, se for o caso, a conta do cliente para entender o processo de Retenção de Receita e crie uma visão em alto nível do processo AS IS com base no estudo feito antes de marcar a reunião. Caso os clientes ainda não tenham respondido os formulários, é essencial enviar para eles. 

Para acessar os formulários, acesse a nossa conta de produção NX-Internal, acesse o caminho: "CRM" > "empresas"; pesquise pela empresa do seu cliente em específico. Acesse a aba "atividades" e filtre apenas pela atividade "envios de formulários", assim será possível ver todos os formulários que já foram preenchidos. 

Compile as respostas dos formulários com o auxílio de um prompt (pode ser Chat GPT) pedindo especificamente informações relacionadas à Retenção de Receita, já que não temos nenhum formulário específico desse processo. Utilize o prompt para trazer também oportunidades identificadas com base nas respostas do cliente. Centralize as respostas dos formulários, já compiladas, no Miro.

Exemplo de Prompt Completo (para ChatGPT ou outra IA):

"Você é um especialista sênior em Revenue Operations, com foco em retenção de receita. Recebeu as seguintes respostas de formulários (inserir aqui as respostas, se disponíveis) que descrevem o processo do cliente.

1. Analise cuidadosamente cada resposta e me apresente um resumo de como o cliente conduz hoje o processo de Retenção de Receita (processo AS IS).

2. Identifique lacunas ou desafios evidentes nesse processo, considerando os principais conceitos de Revenue Operations.

3. Proponha oportunidades de melhoria com base nas melhores práticas de Retenção de Receita, indicando benefícios e exemplos práticos.

4. Estruture sua resposta em seções claras (Resumo, Processo AS IS, Principais Lacunas, Oportunidades, Próximos Passos) e use linguagem profissional e objetiva.

5. Ao final, indique como podemos consolidar essas informações em um quadro (Miro) para referência e acompanhamento.

6. Se o cliente ainda não tiver preenchido os formulários, inclua uma instrução rápida sobre a necessidade de coletar essas informações antes de prosseguir."

Como Usar este Prompt:

1. Personalize as informações específicas do cliente (nome da empresa, contexto, dados conhecidos).

2. Cole o prompt em seu assistente de IA (ChatGPT ou outro).

3. Inclua as respostas dos formulários (ou, caso ainda não haja respostas, solicite ao cliente que preencha).

4. Verifique se a resposta do modelo de IA atende aos requisitos solicitados e, se necessário, refine o prompt.

2. Marque a reunião de discovery com o cliente para que o mesmo possa explicar o processo atual de ponta a ponta e tirar dúvidas após o estudo prévio das informações fornecidas. Tenha em mente que o blueprint deverá ser desenvolvido na prática durante e implementação do processo no CRM, então colha o máximo de informações e documente tudo.

3. Os seguintes procedimentos devem ser documentados no Blueprint de Retenção de Receita:

• • Qual é a estratégia usada para renovação de contratos?;

  • Quais ações são feitas para para garantir que o cliente continue usando o produto ou serviço?;

  • São realizadas reuniões de expansão? Se sim, com qual frequência?;

  • Quais são as etapas do pipeline de retenção?;

  • Quais são os workflows existentes que automatizam a passagem entre as etapas?;

  • BPMN AS IS do processo de Retenção com etapas e detalhes críticos;
  • Mapear principais gargalos do processo atual do cliente;
  • Mapear principais expectativas de melhoria por parte do cliente...

EXECUÇÃO DO BLUEPRINT AS IS

1. Acesse o Miro, a plataforma que utilizamos para a criação de diagramas. Utilize o login  de operações.

2. Dentro do Miro, há um template que você pode usar como base para mapear o processo do cliente, copie e cole este template para a pasta do seu cliente. 

3. Todas as informações previamente analisadas deverão ser documentadas nessa pasta. Insira os links relevantes; documente as informações em texto e desenhe o processo no Miro conforme as orientações presentes no próprio template.