1. OBJETIVO
Com base nas informações coletadas durante o mapeamento do processo "As Is" dos prospects, podemos estabelecer um processo eficiente para a distribuição dos registros que contempla definir para quais "times" os registros serão encaminhados na HubSpot. Como boa prática, todos os registros no CRM devem ter um proprietário atribuído, bem como um histórico armazenado dos proprietários que já participaram da jornada desse cliente. Isso deve ser aplicado a todos os objetos: Empresas, Contatos, Negócios, Tickets e Objetos Personalizados.
2. DESCRIÇÃO
O QUE: Definir um processo eficiente para a distribuição dos registros no HubSpot, assegurando que todos os registros no CRM tenham um proprietário atribuído e que seja mantido um histórico dos proprietários anteriores.
POR QUE: Garantir a rastreabilidade e responsabilidade dos registros, melhorar a gestão do relacionamento com o cliente e assegurar que todas as interações e mudanças de proprietário sejam documentadas. Isso melhora a eficiência do time e a qualidade do atendimento ao cliente.
ONDE: Este processo será documentado no Miro e no "Information Center" do ClickUp. Podemos também utilizar outras ferramentas, como Google Sheets e Google Docs, para auxiliar no mapeamento. Após a documentação, todas as informações serão armazenadas no drive do cliente.
QUANDO: O processo deve ser definido após a conclusão do mapeamento "AS IS" de prospects.
COMO: Essa tarefa deverá ser realizada pela squad da Nexforce conforme as orientações abaixo:
3. AÇÕES
TAREFAS
A distribuição de registros no HubSpot refere-se ao processo de atribuir Leads, Empresas, Contatos e Negócios a diferentes membros da equipe de vendas ou atendimento. Esse processo pode ser automatizado com regras específicas e workflows, garantindo que cada registro seja gerenciado por um responsável adequado, otimizando o acompanhamento e o gerenciamento de oportunidades.
Mapear todas as entradas de leads
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Criar uma tabela para registrar de onde vêm os leads e para qual equipe eles serão enviados.
Definir os donos de leads
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Inbound Leads: Leads que vêm de marketing online devem ter um responsável de marketing (owner de marketing). O proprietário do contato será esse responsável de marketing enquanto forem apenas registros de contatos.
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MQL (Marketing Qualified Leads): Quando esses contatos se tornam qualificados pelo marketing, eles são passados para a equipe de pré-vendas. Devemos definir as entradas que direcionam leads para a pré-vendas. O responsável pelo lead passa a ser o SDR (Sales Development Representative), que também se torna o responsável pelo contato e pela empresa.
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Negócios e Vendas: À medida que os registros avançam e se tornam oportunidades de negócios, novos responsáveis serão atribuídos para a venda e o pós-vendas, alterando também a propriedade de contatos e empresas.
PASSOS DETALHADOS
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Mapeamento: Identificar todas as formas como os leads entram no sistema.
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Documentação: Registrar essas entradas em uma tabela.
- Atribuição Inicial:
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Para leads de marketing (inbound), atribuir um responsável de marketing.
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Definir que o responsável pelo contato é o mesmo responsável pelo marketing até que o lead seja qualificado.
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Qualificação de Leads:
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Quando um lead é qualificado pelo marketing (MQL), criar um registro para a equipe de pré-vendas.
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Definir que o responsável pelo lead qualificado (MQL) é o SDR, que também será o responsável pelo contato e pela empresa, associadas ao registro.
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Transição de Propriedade:
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Quando um lead se torna uma oportunidade de negócio, atribuir um responsável de vendas.
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Quando a venda é concluída, atribuir um responsável pelo pós-venda.
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Documentação e Armazenamento: Manter todas essas informações documentadas e armazenadas no drive do cliente.
O ideal é que o responsável pelo time de marketing que representa o cliente participe de todos os processos e vá aprovando a medida que o blueprint TO BE for sendo criado, assim minimizamos erros e garantimos uma maior satisfação e percepção de valor.
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Ao final, o blueprint TO BE deverá ser enviado para a aprovação dos stakeholders do cliente por Slack e, caso os diretores e outros executivos não estejam no Slack, deverá ser encaminhado por e-mail.
Use como base o mapeamento AS IS do cliente e o modelo padrão da Nexforce.
Importante
Quando as entradas são provenientes de outbound ou outras fontes, o proprietário deve ser definido durante a importação de listas ou no momento da criação do lead. Quem cria o lead se torna o proprietário do registro. No entanto, é importante garantir que, por meio de fluxos de trabalho, as propriedades de outros objetos associados a esse registro também recebam a atribuição de proprietários. Precisamos definir com o cliente as regras para essas associações, especialmente para a criação manual de registros.
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Dentro do Miro, há um modelo de template com o título "Cliente→Blueprint", agora é possível apenas importar o template e já vem tudo configurado. Basta criar um space no Miro e usar o template, importando tudo para esse space.
