Cerimônias do Sprint, Reuniões e Construção do Roadmap
Explicação das cerimônias internas e externas e como o roadmap é construído com base nos alinhamentos entre cliente e Nexforce.
Última revisão em: Outubro de 2024
1. OBJETIVO
Otimizar a entrega de soluções personalizadas para os clientes da Nexforce através das reuniões, alinhando as expectativas de negócios, tanto interna quanto externamente, com a execução operacional e usar isso de base para a criação de um roadmap personalizado e funcional.
2. DESCRIÇÃO
O QUE: São encontros remotos estruturados, que têm como objetivo facilitar a gestão dos processo de criação do roadmap e a colaboração entre os envolvidos.
POR QUE: Garante alinhamento e clareza entre a equipe e o cliente, minimizando mal-entendidos. Promovem feedback contínuo, permitindo adaptações rápidas às necessidades do cliente e melhorando a eficiência dos processos. Além disso, mantêm um alto nível de responsabilidade e transparência, fortalecendo a confiança e o engajamento. Ainda, facilitam a identificação de áreas para melhoria, resultando em soluções mais eficazes e satisfatórias.
ONDE: As reuniões acontecem em ambiente virtual, pelo Slack ou Google Meet. O roadmap é criado no ClickUp em um espaço individual para o cliente.
QUANDO: Cada reunião tem a sua periodicidade conforme descrito a baixo:
3. REUNIÕES INTERNAS
DAILY
Reuniões diárias com os membros da equipe interna, agendadas pelo Solutions Manager do time, possui duração média de 15 a 30 min. O foco da reunião é responder à 3 perguntas:
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O que você fez ontem?: Compartilhar conquistas e progresso realizado;
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O que você vai fazer hoje?: Definir e compartilha o planejamento do dia;
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Há algum impedimento?: Identificar bloqueios ou desafios para solucioná-los.
SPRINT PLANNING
Após entender os objetivos e regras de negócio do cliente através das reuniões de Discovery, o Solutions Manager faz um planejamento quebrando a execução desses objetivos em sprints (períodos de duas semanas), esse planejamento deve ser passado para o cliente para aprovação e colocado em prática com a equipe.
SPRINT RETROSPECTIVE
A reunião de retrospectiva é realizada ao final de cada sprint para avaliar o desempenho da equipe e identificar áreas de melhoria. Durante a reunião, os membros discutem o que funcionou bem, os desafios enfrentados e o que pode ser ajustado no futuro. O objetivo é fomentar um ambiente de aprendizado e colaboração, promovendo melhorias contínuas nas práticas de trabalho. As conclusões e ações resultantes são documentadas para garantir que as lições aprendidas sejam aplicadas em futuras sprints.
MBR (MONTHLY BUSINESS REVIEW)
Reunião mensal com duração média de 1 hora, com toda a equipe interna da Nexforce para rever os objetivos e progressos individuais das áreas da empresa durante o mês.
3. REUNIÕES EXTERNAS (COM O CLIENTE)
SPRINT PLANNING & REVIEW
Deve estar previamente agendada pelo Solutions Manager do time, durante o período de onboarding do cliente. Realizada ao fim de cada sprint, no último dia do período de duas semanas. Possui duração média de 30 a 60 min, composta por duas partes:
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A primeira consiste na revisão da sprint anterior: progresso dos objetivos, resultados-chave alcançados, lições aprendidas e feedbacks dos membros.
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A segunda é focada no planejamento da próxima sprint, definindo os objetivos a serem alcançados e quais tarefas serão desenvolvidas no período.
Antes da reunião, todos os membros da equipe devem preencher com seus dados o documento de Planning & Review, que é segmentados nos seguintes tópicos:
Revisão da Sprint Passada
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Comentários sobre o decorrer da sprint, como ações não planejadas, entregas realizadas e repriorizações.
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Quantidade de ações e pontos planejados e realizados, com suas taxas de conclusão.
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Progresso dos objetivos da sprint e do trimestre.
Planejamento da próxima sprint
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Objetivos e principais ações relacionadas, com quantidade de pontos
Após todos os objetivos e tarefas serem definidos, o Solutions Manager deverá enviar o "sprint status report" para o cliente, por meio do Slack. Nele, estarão todas as informações sobre os resultados da sprint e o planejamento futuro, incluindo se há necessidade de algum suporte (em bloqueios, por exemplo). Juntamente à essa mensagem, é encaminhada nossa avaliação para coleta da experiência do cliente ao longo da sprint.
MBR (MONTHLY BUSINESS REVIEW)
Reunião mensal com duração média de 1 hora, dirigida pelo SM do time com o cliente e sua equipe para rever os objetivos e progressos atingidos durante o mês. Veja mais aqui.
4. KPI'S
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Taxa de tarefas concluídas em relação ao planejado: Medir a proporção de ações que foram realizadas com sucesso. Isso indica a eficácia do planejamento da sprint.
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CSAT: Medir a satisfação do cliente com o processo e os resultados da sprint.